Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Leira er en rekrutteringstjeneste drevet av BTY AS (org. nr. 933 909 468), registrert i Norge. BTY AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi samler inn via dette nettstedet og våre rekrutteringstjenester.

Kontakt for personvern: christian@btygruppen.no. Vi svarer på henvendelser om personvern innen en måned.

2. Hvilke opplysninger vi samler inn

Kandidatopplysninger

Navn, telefonnummer, e-post, en kort videopresentasjon du selv laster opp, og de egenskapene du selv oppgir i søknadsskjemaet. Vi lagrer om du er over 18 år som et ja/nei.

Fødselsdato, kun for deg under 18

Sier du at du er under 18, ber vi om fødselsdato. Den brukes til en ting: å vite når du fyller 18, slik at profilen din kan deles med arbeidsgivere fra den dagen og ikke før. Den inngår aldri i en vurdering av deg, og den slettes sammen med resten av opplysningene dine. Er du over 18, ber vi ikke om den og lagrer den ikke.

Søknads- og statusdata

Hvilken stilling du har søkt på, hvor i prosessen du er, og notater rekruttereren skriver.

Kundekontakter

Navn, e-post og rolle hos arbeidsgivere som bruker Leira.

Bruksdata

Enkel, samtykkebasert nettstedsanalyse (sidevisninger). Ingen sporing settes uten at du har samtykket.

Forhåndsscreening, hvis du velger den

Etter at du har søkt, kan du svare på noen korte spørsmål med video eller skriftlig. Vi lagrer videoklippene eller teksten du skriver, hvilke spørsmål de svarer på, og at du sa ja til dette for akkurat den søknaden.

3. Formål og rettslig grunnlag

Behandle søknaden din til en konkret stilling

Nødvendig for å gjennomføre tiltak før en eventuell arbeidsavtale. Rettslig grunnlag: GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b. Vi ber ikke om samtykke for dette, og du trenger ikke samtykke i talentpoolen for å søke.

Beholde deg i talentpoolen og dele profilen din med andre arbeidsgivere

Kun hvis du aktivt har samtykket. Rettslig grunnlag: GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a (samtykke). Du kan trekke samtykket når som helst.

Levere plattformen til arbeidsgivere

Rettslig grunnlag: GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b (avtale).

Nettstedsanalyse

Kun med ditt samtykke, i tråd med ekomloven § 2-7b. Rettslig grunnlag: GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a. Du kan når som helst endre valget ditt.

Forhåndsscreening etter søknaden

Kun hvis du sier ja, for den ene søknaden. Rettslig grunnlag: GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a (samtykke). Sier du nei eller hopper over, påvirker det ikke søknaden din. Du kan trekke samtykket når som helst.

4. Menneskelige avgjørelser, AI som verktøy

Ingen avgjørelse som i vesentlig grad påvirker deg tas av en maskin alene (GDPR art. 22). Et menneske hos Leira gjennomgår og avgjør hvert screening-utfall, og ingen blir avvist automatisk. Vi bruker AI som et hjelpemiddel, til å transkribere og oppsummere screening-samtaler, utarbeide meldinger, og organisere og søke i kandidater, aldri som selve avgjørelsen.

Vi er tydelige på screening-samtalen, fordi det er der en modell kommer nærmest å vurdere deg. Har du sagt ja til at samtalen tas opp, blir den transkribert, og vi ber en modell foreslå en score fra 1 til 5 på hver av seksten egenskaper, sammen med setningen fra samtalen den bygger hver score på. Den får beskjed om å ikke foreslå noe der samtalen ikke gir grunnlag. En rekrutterer leser forslagene, endrer det hen er uenig i, og lagrer sine egne scorer. Det er de en arbeidsgiver ser. Navn og kontaktinfo fjernes før noe sendes.

Du kan be om å få vite hva modellen foreslo om deg. Vi lagrer hvilken modell som ble brukt og hvilke scorer den foreslo der og da, så vi kan fortelle deg det, og du kan si fra om du mener den tok feil. Skriv til christian@btygruppen.no, så svarer vi innen en måned.

Vi kjører heller ingen ansikts- eller følelsesgjenkjenning på videopresentasjonen din. En rekrutterer ser den.

Forhåndsscreeningen er valgfri. Svarene ses av menneskene som behandler søknaden din, og ingen KI leser eller vurderer dem i dag. Finnes telefonnummeret du oppga allerede hos oss, holdes svarene skjult til du bekrefter via e-posten vi har på fil, og bekrefter ingen innen sju dager, slettes de. Ellers slettes videoklippene og svarene seks måneder etter at søknaden er avsluttet. Har du ikke svart, kan du få inntil to påminnelser på e-post, og hver av dem har en lenke der du sier nei takk.

5. Mottakere av opplysningene

Når du samtykker til talentpoolen, deler vi profilen din med arbeidsgivere som bruker Leira. Da opptrer den aktuelle arbeidsgiveren som selvstendig behandlingsansvarlig for sin bruk av opplysningene.

Vi bruker følgende databehandlere for å drive tjenesten. Databehandleravtalene er under signering, og du kan be om status på hver enkelt: Supabase (database og lagring, EU), Vercel (drift, EU), Resend (e-post), n8n (arbeidsflyt), Slack (interne varsler; kun kandidat-ID og lenke, aldri rå personopplysninger), Google (Gemini, til å analysere annonsemateriell, og til å lese det du selv laster opp til profilutkastet ditt, for eksempel et bilde eller en lenke, slik at du slipper å fylle ut alt for hånd), Anthropic (Claude, kun pseudonymiserte data, aldri navn eller kontaktinfo, til å oppsummere, utarbeide tekst, og foreslå vurderingsgrunnlag som et menneske deretter gjennomgår og avgjør), OpenAI (kun pseudonymiserte data, aldri navn eller kontaktinfo, til å foreslå vurderingsgrunnlag fra screeningsamtalen når Anthropic ikke er tilgjengelig; også her gjennomgår og avgjør et menneske) og HappyScribe (tar opp og transkriberer screeningsamtalen, hvis du har sagt ja til at den tas opp).

For å måle og forbedre rekrutteringsannonseringen vår deler vi et begrenset sett med pseudonymiserte (hashede) identifikatorer, for eksempel en hashet e-post eller et telefonnummer, med Meta via deres Conversions API, slik at annonsekampanjer kan knyttes til faktiske ansettelsesutfall. Dataene hashes før de forlater oss og behandles under Metas databehandlervilkår. Rettslig grunnlag: vår berettigede interesse i effektiv rekrutteringsannonsering (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Du kan protestere når som helst ved å kontakte oss.

En arbeidsgiver som bruker Leira kan koble sin egen AI-assistent, for eksempel Claude, til sitt eget arbeidsområde hos oss. Har arbeidsgiveren slått dette på, kan assistenten deres lese et begrenset sett med opplysninger om arbeidsgiverens egen rekruttering: antall, hvor i prosessen en søknad står, hvilket poengbånd den ligger i, hvor lenge den har ventet, og en lenke tilbake til Leira. Navn, telefonnummer, e-postadresse og fritekstsvar sendes aldri. En assistent ser bare den ene arbeidsgiverens egne data, og vi logger hvert oppslag. AI-leverandøren er da mottaker under arbeidsgiverens egen avtale, ikke vår databehandler, og arbeidsgiveren er selvstendig behandlingsansvarlig for den bruken. Rettslig grunnlag: vår berettigede interesse i at en kunde kan lese sine egne rekrutteringstall der de allerede jobber (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Du kan protestere når som helst ved å kontakte oss.

6. Overføring utenfor EØS

Vi tilstreber å holde personopplysninger innenfor EØS. Enkelte databehandlere (Anthropic, Google, Meta, OpenAI, Slack) er etablert i USA. Overføringer dit skjer på grunnlag av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) og/eller EU-US Data Privacy Framework. Til Anthropic og OpenAI sendes kun pseudonymiserte opplysninger; til Slack sendes kun ID og lenke. Du kan be om en kopi av garantiene ved å kontakte oss.

Kobler en arbeidsgiver sin egen AI-assistent til Leira, kan den leverandøren være etablert utenfor EØS. Den overføringen skjer under arbeidsgiverens egen avtale med leverandøren, ikke vår, og derfor er det arbeidsgiveren som svarer for garantiene. Det er også grunnen til at vi ikke sender navn eller kontaktopplysninger den veien.

7. Lagringstid

Søknader som ikke fører frem slettes etter seks måneder. Talentpool-profiler lagres i tolv måneder fra samtykket, deretter ber vi om fornyet samtykke eller sletter. Lovpålagte revisjons- og ansvarslogger beholdes i minst seks måneder i pseudonymisert form. Du kan be om sletting når som helst.

8. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandlingen. Har vi bygget behandlingen på samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst, uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før tilbaketrekkingen, og uten ulempe for en pågående søknad.

Du kan trekke talentpool-samtykket direkte via statussiden din. For øvrige rettigheter, kontakt christian@btygruppen.no. Vi svarer innen en måned.

9. Sikkerhet

Personopplysninger er beskyttet med tilgangsstyring på radnivå, kryptering, og en uforanderlig tilgangslogg slik at vi kan spore hvem som har sett eller delt en kandidat. Vi samler inn minst mulig og deler minst mulig.

10. Klage til Datatilsynet

Har du spørsmål, kontakt christian@btygruppen.no. Er du ikke fornøyd med svaret, kan du klage til Datatilsynet, se datatilsynet.no.